观点 / 刘润 主笔 / 二蔓 责编 / 李桑
前段时间，某省政府文件的泄露问题，上了热搜。
这件事，现在还没有结论。到底是无心之失，还是蓄意为之，要等调查结果出来，才会真的知道。不要乱猜。但是，不管最终是谁的责任，大众对于信息安全的担忧情绪，已经再次上升。
有同学问我的看法。
我说，这件事我就不评价了，相信一定会追查到底。但是，与你分享一个观点：信息的可复制性，是一把双刃剑。
什么意思？
我举一个最典型的场景：协同办公。
这几年，很多企业都在学习如何使用工具，帮助他们远程办公，降低协作成本，提升工作效率，以应对疫情的反复。
而工具之所以能够实现高效的协同办公，很大程度上，是受益于信息的可复制性。Ctrl+C、Ctrl+V，一份文件副本就诞生了。右键、转发，信息就完成了一次传递。
同样的，由于这种信息的可复制性，谣言、机密也可以轻而易举地传递到千里之外。
而这几年参访的经历告诉我，有不少企业，尤其是中小企业，甚至从来没有注意过信息安全的问题。等到东窗事发，早就没办法追责了。
那怎么办？难道放弃好用的工具，放弃高效的协同办公吗？
也不至于。
其实，现在的协同办公工具，可以做到比传统的word、excel，甚至纸质的方式更加安全。
工具在提供“效率”功能的同时，配备了相应的“安全”功能。只是我们很少注意到信息安全的问题，也就不曾留意。
于是，我找了个机会，访谈了一下企业微信的同学。他们说，刚好，我们最近也在梳理企业微信的这些关乎信息安全的功能。
我们发现，这些功能所针对的场景，有很多很经典，也有些是我们自己都没想到的。
结合企业微信同学们的分享，我总结了7个典型场景，也是7个信息安全tips。
用上它们，希望能帮助创业者们做好信息管理，放宽心。
同时，也帮助你更加高效地进行协同办公。
与你分享。
我想想，从哪里开始呢？
就从，我最常接触的一种文件——文档开始吧。
对于一家企业而言，总有一些文档，是需要进行分门别类的管理的。
比如，记录着财务预算的文档，最好是只有财务部门的同事可看；记录着薪酬结构的文档，最好是只有HR部门的同事可看；至于一些记录着核心技术参数的文档，那是要用保险箱锁起来的。
而这些文档，又总会面对两种常见的问题。
第一种，误发。第二种，外传。
我一个一个来说。
误发，怎么办？我要是不小心把销售部门的文档，发送到全体员工群了，怎么办？
你可能会说，撤回消息，不就好了吗？
很对。但是，撤回消息的时限，一般只有两分钟。如果我发送完文档，就赶紧去睡觉了。甚至，我一发完，就上飞机了。怎么办？
让“群主”帮我撤回。
在企业微信的群聊中，撤回消息的时限，是24小时。而且，这个动作不一定非要发送者来做，群主或群管理员也可以代劳。
外传，怎么办？销售部门的小张，和财务部门的小王，以及隔壁公司的小李关系特别好，经常“分享”，怎么办？
有一种比较传统的方法是，在文档名称后面，加上“（请勿外传）”。在发送给相关同事的时候，再留上一句：千万别外传，千万别外传，千万别外传。
可是你知道，这份文档，到底有没有真的“别外传”，很多时候，你是不知道的。等到你在一个它不应该出现的地方再见到它，你甚至不知道，是谁把这份文档传出去了。
那，怎么办？
工具，可以做到确权。
什么叫确权？
现实生活中，房产证，股权证，就是确权。确认“所有权”是你的。
而在协同办公中，企业微信，就可以做到给在线文档确权。
也就是，确定文档的访问权限。
哪些是对外文档，外部人员和内部人员都能看？有关财务的，有关工资的，只开放给哪几个人？特殊文档，只给谁看？
同时，确定文档的操作权限。
哪些人，是只有“浏览”权限的？哪些人，是不仅可以浏览，还拥有“编辑”权限的？
而没有获得权限的人，就需要通过权限申请，才能访问文档。
因此，不管是误发还是外传，不相干的人即便是收到了文档，也是打不开的。
这就是确权。
确认好所有权、浏览权、编辑权，文档才能进行传递。
确权，做到了。
但是文档信息安全的保障，除了靠“权”，还要靠“责”。
为什么？
因为查阅文档，其实是一件挺麻烦的事。
比如，记录着公司销售状况的文档中，可能有成千上万个关键数据。而在海量的数据中，真正和我个人的具体工作高度相关的，可能只有那么几十个，甚至几个。
需要用到这些数据的时候，想不起来了，怎么办？
第一次，我可能还愿意打开文档，一页一页地翻找。
第二次，我就越翻越没耐心了。
第三次，要不，我干脆截个图吧。
再用到的时候，我直接去手机相册里找就好了。
就是这么简单的一个动作，我所需要的那一个数据、那一行文字，就连同“上下文”一起进入了我的手机。
看到这里，你可能想到了：能在外部疯传的，常常都不是文档，而是图片。
那，怎么办？你能给文档确权，总不能给我手机里的图片确权吧？
工具，可以做到确责。
什么叫确责？
合同上盖的章，协议上摁的手印，就是确责。确定“违约了是要负责的”。
也就是，给文档加上水印。
哪些文档，是高度保密，必须要加上水印再传阅的？哪些文档，是要印上“请勿传阅”的？哪些文档，甚至是要印上“访问者签名”的？
因为带着自己的水印，即便是出于便利性截了屏，也不敢随意把图片传出去。
这就是确责。
一张携带了水印的图片，就仿佛在说：你看看可以。要是传出去，那可是要负责的。
在线文档，在线文档，最便利的是什么？
当然是“在线”啊。
但是但是，你大概也发现了，不管是通过权限，还是水印来管理文档，都存在着一个bug。
那就是，每个人惯用的文档中，是存在着离线文档的。
就拿我们这家小破公司举例。我们公司的公众号编辑，目前有四位。但是，四位编辑的惯用文档，都不一样。其中一位，甚至是word的铁杆粉丝。
再比如，很多公司在企业宣讲、工作汇报、方案介绍的时候，都需要用到的ppt。许多制作ppt的同学，常常是熬到深夜。好不容易做完了，赶紧提交出去。这很正常。
但是，这些本地文档就这样轻而易举地绕过了“确权”和“确责”的过程。怎么办？
开启“文件保密模式”。
各种一直存放在本地的文件，比如word，比如ppt，都可以在传递过程中，通过企业微信的“文件保密模式”保护起来。
怎么保护？
如果需要二次转发，就算是转发到了微信里，收件人还是需要像查阅在线文档一样，先申请权限。否则，还是打不开。
一份文件被打开、被转发，都会留下痕迹。经历过多少次的转发，多少次的下载，有多少人拥有权限，拥有哪种权限，都能看得一清二楚。
换句话说，就是回到了“确权”和“确责”的流程。
对于一些高保密需求的企业来说，甚至还可以启用“禁止对外分享”选项。
这样，就能在源头上掐断。
当然，比起“传递”，我可能更建议你用“云端”来管理文件。
为什么？
我给你讲个故事吧。
今年的三月底到四月初，上海的同学们开始陆续地进入居家办公状态。有一位在媒体公司上班的Joyce同学和我说，润总，你知道吗，我们开始“逃离办公室”了。
Joyce说，事情就发生在我们园区。我们隔壁的办公楼，他们人很多，平常卫生间的资源是比较紧张的。
当时有一个老哥，就跑去了另一栋楼用卫生间。
结果，就在这个间隙，自己那栋楼被封了。他完全回不去了。
更悲催的是，电脑还卡在楼上啊。
这隔离通知下的，简直猝不及防。那天闹得真是，沸沸扬扬的一整个下午。
吓得这片区域还没被封的，赶紧搬上自己的笔记本电脑。有些做设计的同学，不仅要搬笔记本，搬硬盘，还有的搬主机，搬显示器，搬了一台，还有一台......
累着了，实在搬不动了，走一段就得停下来歇歇。
这件事真给我挺深刻的印象。
我们对于远程办公和协作，已经很熟悉了，因为我们的办公室、人员本来就分布得比较远，一个项目可能有好几个城市的团队一起参与。
这事，我们有经验。
如果资料不是存在本地电脑上，而是都上了“云端”，就不会出现这样慌乱的尴尬景象了。
确实，Joyce讲的这个故事，我也深有体会。文档都存在云端里，才能轻松地说回就回。
像我们公司的编辑同学，随时让居家办公，都面不改色心不跳，顺手背起小包，就和往常一样下班去了。
就因为文档，都在云上。
哪片云，是网盘吗？
我们过去常用的网盘，有两个特别大的痛点。
第一，是下载速度。下载速度越快，协同效率越高。但我们过去使用的网盘，下载速度特别慢。常常是今天开始下载，明天开始协同。
第二，是密码管理。就像一口大箱子，是通过钥匙进行管理的。但是，这把钥匙就像信息一样，是可复制、可传递的。至于最后，是内部的我打开了箱子，还是外部的他打开了箱子，不得而知。
所以，用网盘来管理文件，对协同效率和信息安全是很大的挑战。
无论是不是特殊时期，我建议一定要学会用云盘来协同，而不是用网盘。
比如，你可以选择企业微信的微盘，它的下载是不限速的。
更重要的是，微盘同样是可以做到确权、确责的。
每一个目录，子目录，都是可以单独分享权限管理的。
每一个单独的文件，都能看到浏览次数、下载次数。文件被下载的时候，还会收到消息通知，直接看到是谁在下载。
这样，大家才是在同一个地方安全、高效地协作，而不是把文件复制、分散、切割成几十份，各自修改。
信息安全问题，不仅会发生在文件上。有时，也会发生在会议中。
据说，在一次欧洲某国的国防部会议上，竟然混进了一个陌生人。
他就这样大摇大摆地通过线上会议的会议号、密码，进入会议和大家说了一个hello，然后又大摇大摆地走了。只留下一头雾水的官员们。
这次事故，有没有导致机密的泄露，我不知道。但是，“混进一个陌生人”这件事，确实挺困扰我的。
为什么？
因为有的同学的身份证上，写着“张三”。实际生活中，唤作“三哥”。至于在微信世界里，可能叫做“二狗子”。
于是很多时候，线上会议都开完了，我都不知道这位名叫“二狗子”的同学是谁，来自哪个公司、哪个部门。
那，怎么办？
请先证明我是我。
以前有过一则好笑的新闻，一个人想要证明我是我，得去政府机构，要提交各种材料，经过复杂繁琐的手续，才能证明。
你想想，如果换做是你，你会怎么证明。可能一时也想不到办法。
那么，在一场线上会议中，如何证明我是我呢？
最简单的一种办法，就是实名制。
企业微信和微信最大的区别，就是账号体系。你是谁，叫什么名字，来自哪家公司，都是经过认证的。
一目了然。
这就是一场线上会议的第一件要紧事，check参会人。
那，第二件事呢？
锁门。
全员到齐，或是既定的会议开始时间到了，就可以开启“锁定会议”功能。
这样一来，无关人员就被锁在了门外。迟到的同事，就需要先通过申请再进入会议。
如果会议的机密程度再高一些，还可以通过“隐藏会议号和密码”，让这张会议圆桌从线上“消失”。
前面说，有不少企业，尤其是中小企业，甚至从来没有注意过信息安全的问题。
可是，为什么？是因为大型企业会定期举行信息安全培训吗？
有可能。但还有一种原因是，在某些典型的场景下，大型企业面对的信息安全挑战，要比中小型企业大得多。
就比如，员工离职。
对于中小型企业来说，在某一段时间内，同时离职的员工，可能是那么几个人。
几个人离职，那相应调整他们的权限就好了。在线文档的权限，传递过的本地文件的权限，以及在微盘上的权限，相应关闭就好了。
但对于大型企业来说，这个数字，可能是几十，甚至上百人。
上百人离职，那散落在各个地方的权限，简直就像是满天的繁星一样了。
怎么办？也要一个一个地检查过去，相应调整权限吗？
不需要。
直接在企业微信的账号系统中，移除离职员工的账号，就可以了。
一旦账号移除，那么这位员工从离职的那一天开始，就失去了对所有文件的访问权限。
权限可以切断，工作却不能切断。
虽然很不舍上一位员工的离开，但他留下的活儿还等着下一位员工来接手。
可是，接手工作这件事，其实挺费神的。
比如，上一位员工微信上的几百位客户。
这些客户，都是宝贵的资源。但是，一个一个去加，特别费时间。不仅会引起客户的反感，还会产生“拒绝通过”的损耗。
比如，上一位员工负责管理的文件、微盘资料。
这些文件、资料，也都需要新的管理者、责任人。但是，一份一份地check、确权、确责，特别考验心力。量一大，还特别容易出错。
再比如，上一位员工的日程。
今天，这位员工正式离职。但是，三天之后可能有一场原定由他来参加的客户沟通会。
......
等等等等。
费时、费力、费脑。怎么办？
也可以通过企业微信的数据资产交接功能解决。
我猜，你大概也收到过这样的消息：由于工作变更，xx将在24小时后添加为你的企业微信联系人，接替xx继续为你提供服务。
通过数据资产交接功能，就可以一键把离职员工的所有权限交接给接手的下一位员工。
接手员工不仅可以像这样继承离职员工的客户、文档、资料，甚至还可以直接接住日程，自动成为离职员工既定行程的新参与者，不耽误工作的连续性。
这就是企业微信为企业提供的兜底能力。
最后的话
最后，我想和你分享一个有点远古的段子。
假如，有这么一栋房子。这栋房子里，有一台计算机，藏着这个世界上最机密的文件。
而你，想要盗走这份文件。那么，你会怎么做？
走正门吗？可是，这栋房子有四道门。第一道门，装的是密码锁。第二道门，装的是指纹认证。第三道门，装的是人脸识别。第四道门，装的是血液检测。你进不去。
翻窗吗？可是，房子外围有一圈又厚又高的防火墙，还有重兵把守。你打不穿，也爬不上。
那，怎么办？
答案是，在门口放一个好看的大容量U盘。
为什么？
因为一定会有人顺手捡回去就用了。
千里之堤，就这样溃于蚁穴。
对于很多企业来说，信息安全问题，决定不了企业的生，却可能会决定企业的死。
而解决信息安全问题，不仅要靠各种来自工具的保护，更多的，要靠每位使用者的安全意识。
而当有了这种安全意识，你就自然能看到，像企业微信这样的协同工具，其实一直在为你的高效办公而努力，也一直在为你的信息安全而护航。
祝你，享受高效。
也祝你，享受安全。